Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on HR excellence Womde Oy:n (HR excellence) henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste HR excellence Womde Oy:n asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille sekä verkkosivustojen käyttäjille. Laadittu 26.3.2018. Viimeisin muutos 13.6.2018
- Rekisterinpitäjä
HR excellence Womde Oy, Kaksosmäki 3, 02400 Kirkkonummi
- Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sari Kulmala, sari.kulmala@hrexcellence.fi, puh. 050 5651954
- Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus. Henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon asiakkaisiin, asiakassuhteen kehittämiseen, markkinointitarkoitukseen sekä palvelujen tuottamiseen ja tarjoamiseen. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja asiakaspalvelun ja asiakassuhteen mahdollistamiseksi. Samaten rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja verkkosivuston kautta tulevien yhteydenottopyyntöjen hoitamiseksi.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään tietoja seuraavasti.
HR excellencen potentiaaliset asiakkaat/verkkosivuston käyttäjät: henkilön nimi ja sähköpostiosoite sekä mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot esim. puhelinnumero
WorkPlace Big Five Profile™ -työkalulla tapahtuva persoonallisuusprofilointi HR excellencen profilointiasiakkaille: nimi, sähköposti, demografiset taustatiedot: vapaaehtoisesti annettavat tiedot kuten ikä, sukupuoli, kansallisuus, asuinpaikka, ammattinimeke, profilointi: valintavastaukset 107 – 143 persoonallisuutta kartoittavaan kysymykseen
HR excellencen asiakkaat: nimi, sähköposti, puhelinnumero, käyttötiedot, mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot
- Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterinpitäjä rekisteröi henkilöstä vain ne edellä määritellyt tiedot, jotka henkilö itse suostumuksellaan ilmoittaa HR excellencen verkkosivustoa ja palveluja käyttäessään tai joko kasvotusten, puhelimitse tai sähköpostitse tai muita online-työkaluja käyttäen.
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
WorkPlace Big Five Profile™ -persoonallisuusprofilointiin käytetään Paradigm Personality Labs, LLC:n My Paradigm Dashboard -järjestelmää. Paradigm Personality Labs on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla, sillä My Paradigm -palvelun toimittaja on liittynyt EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan (https://www.privacyshield.gov/list), jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa. Lue lisää MyParadigm -järjestelmän yksityisyydensuojasta: http://paradigmpersonality.com/privacy-policy/. Henkilötiedot (nimi ja sähköpostiosoite) hävitetään MyParadigm -järjestelmästä pyynnöstä. Pyynnön voi lähettää rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle,
Jos tietokantoihin tallennetusta rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja rekisterinpitäjällä on ainoastaan aineiston käyttöoikeus. Manuaalisen aineiston käyttötarpeen loppuessa se tuhotaan.
- Evästeiden käyttö
Käytämme evästeisiin perustuvaa Google Analyticsia sivuston käytön parantamiseksi ja arvioimiseksi. Tässä yhteydessä Google Analytics kokoaa tavanomaisia sivuston käyttöraportteja.
- Tietojen käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään toistaiseksi niin kauan kuin on tarpeen sen asiakassuhteen (nykyisen tai potentiaalisen), persoonallisuusprofiloinnin tai muun määritellyn käyttötarkoituksen, jonka vuoksi tiedot on tallennettu, hoitamiseksi. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään ja niitä korjataan sekä poistetaan sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.
- Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
- Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisterissä olevalla henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.